Información básica sobre protección de datos
| Responsable | Álvaro Miguel de la Rosa, titular de ACTIUM Pilates Reformer, NIF 46951576C. |
| Contacto | c/ José Riquer Llobet 2, local 7, 07800 Eivissa, Illes Balears. Estudio: Carrer de Canàries 24, 07800 Eivissa. Correo de privacidad: info@actiumibiza.com. No se ha designado delegado de protección de datos. |
| Finalidades | Atender solicitudes de información y contacto, gestionar citas, prestar y organizar los servicios solicitados, enviar comunicaciones operativas, realizar seguimiento y reactivación cuando proceda, gestionar la calidad del servicio, utilizar asistencia automatizada cuando esté habilitada, proteger los sistemas y cumplir obligaciones legales. |
| Legitimación | Medidas precontractuales o ejecución de la relación solicitada; cumplimiento de obligaciones legales; interés legítimo; consentimiento cuando sea necesario. Cuando se traten datos de salud, se aplicará además la condición del artículo 9.2 RGPD que corresponda al tratamiento. |
| Destinatarios y transferencias internacionales | Elitia, como encargado del tratamiento para la prestación de los servicios tecnológicos y de automatización contratados; otros proveedores utilizados por Actium para alojamiento e infraestructura, almacenamiento, soporte y seguridad, mensajería y comunicaciones, CRM, PMS o agenda, inteligencia artificial, transcripción u otros servicios tecnológicos equivalentes; y autoridades cuando exista obligación legal. Cuando alguno de estos servicios implique una transferencia internacional, se aplicarán las garantías exigidas por el RGPD. |
| Derechos | Acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad, retirada del consentimiento y, cuando proceda, derecho a no ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos o similares. |
| Información adicional | La información completa se desarrolla en los apartados siguientes. |
Introducción
Esta Política explica cómo Álvaro Miguel de la Rosa, titular de ACTIUM Pilates Reformer (en adelante, Actium), trata los datos personales de las personas que solicitan información, contactan con Actium, conciertan una cita o mantienen una relación asistencial o de servicios con él.
Se aplica a los datos recogidos a través de la web actiumibiza.com, incluidos el chat y el cuestionario inicial, de WhatsApp, del teléfono y del correo electrónico, así como a los datos incorporados a los sistemas de gestión y comunicación utilizados por Actium para atender estas solicitudes y prestar sus servicios.
Actium tratará los datos de forma lícita, leal y transparente, para fines determinados y aplicando criterios de minimización, exactitud, limitación del plazo de conservación y seguridad.
1. Responsable del tratamiento
- Responsable: Álvaro Miguel de la Rosa, titular de ACTIUM Pilates Reformer.
- NIF: 46951576C.
- Domicilio: c/ José Riquer Llobet 2, local 7, 07800 Eivissa, Illes Balears.
- Estudio: Carrer de Canàries 24, 07800 Eivissa, Illes Balears.
- Contacto en materia de privacidad: info@actiumibiza.com.
- Delegado de Protección de Datos: no se ha designado.
2. Cómo obtenemos los datos
Los datos pueden proceder directamente de la persona interesada, cuando completa un formulario, responde a una campaña, inicia una conversación, solicita información, concierta una cita o se comunica con Actium por cualquiera de sus canales.
También pueden proceder de los sistemas propios de Actium cuando ya existe una relación previa, por ejemplo de su agenda, CRM, PMS o software de gestión, y se utilizan para gestionar citas, recordatorios, seguimiento o reactivación dentro de las finalidades informadas.
Cuando los datos no se obtengan directamente de la persona y sea necesario facilitar información adicional sobre su procedencia, Actium lo hará en los términos exigidos por la normativa de protección de datos.
3. Datos personales que tratamos
| Categoría de datos | Ejemplos |
|---|---|
| Datos identificativos y de contacto | Nombre, apellidos, teléfono, correo electrónico, ciudad o zona y otros datos necesarios para identificar y contactar con la persona. |
| Datos sobre la solicitud y origen del contacto | Servicio de interés, campaña o formulario de procedencia, canal de entrada, estado del contacto y preferencias comunicadas. |
| Conversaciones y comunicaciones | Mensajes, respuestas a formularios, comunicaciones por WhatsApp, correo, teléfono u otros canales habilitados por Actium. |
| Citas y relación con Actium | Fecha y hora de citas, asistencia, cancelaciones, recordatorios, seguimiento, reactivación, encuestas y datos administrativos necesarios para gestionar la atención. |
| Datos de salud | Motivo de consulta, molestias, síntomas u otra información relativa a la salud que la persona facilite y que resulte necesaria para atender su solicitud o gestionar la asistencia. |
| Voz y transcripciones | Notas de voz, grabaciones o transcripciones cuando la funcionalidad se utilice y la persona haya sido informada. |
| Datos técnicos y de seguridad | Identificadores de los sistemas utilizados, marcas de tiempo, registros de actividad y metadatos necesarios para seguridad, trazabilidad y prevención de usos indebidos. |
Solo se solicitarán los datos necesarios para la finalidad correspondiente. Los flujos de captación, contacto y gestión de citas no requieren incorporar una historia clínica completa. Cuando Actium gestione historia clínica u otra documentación sanitaria en sus sistemas asistenciales, su tratamiento se regirá por la información y los plazos aplicables a dicha actividad.
4. Para qué utilizamos los datos y cuál es la base jurídica
| Finalidad | Base jurídica |
|---|---|
| Atender solicitudes de información, contactar con la persona y gestionar una primera cita | Aplicación de medidas precontractuales solicitadas por la persona o ejecución de la relación correspondiente, artículo 6.1.b RGPD. |
| Prestar y administrar los servicios solicitados | Artículo 6.1.b RGPD y, cuando exista una obligación legal aplicable, artículo 6.1.c RGPD. Para datos de salud se aplicará la condición del artículo 9.2 RGPD correspondiente. En centros sanitarios podrá resultar aplicable el artículo 9.2.h RGPD cuando el tratamiento sea necesario para la asistencia o gestión sanitaria y se cumplan sus requisitos. Cuando dicha condición no resulte aplicable y el tratamiento requiera consentimiento explícito, se utilizará el artículo 9.2.a RGPD. |
| Enviar confirmaciones, recordatorios y comunicaciones operativas relacionadas con una solicitud o cita | Ejecución de la relación solicitada, artículo 6.1.b RGPD, e interés legítimo de Actium en organizar la atención y evitar incidencias, artículo 6.1.f RGPD, cuando resulte aplicable. |
| Realizar seguimiento de solicitudes y reactivar contactos o pacientes inactivos | Interés legítimo de Actium, artículo 6.1.f RGPD, cuando la comunicación sea compatible con la relación existente y se haya realizado la ponderación correspondiente, o consentimiento cuando sea necesario. Si la comunicación tiene carácter promocional, se aplicarán además los requisitos de la LSSI. |
| Realizar encuestas de satisfacción y solicitar valoraciones sobre el servicio | Interés legítimo de Actium en conocer y mejorar la calidad del servicio, artículo 6.1.f RGPD, siempre que el tratamiento sea proporcionado y se facilite el derecho de oposición cuando corresponda. |
| Enviar comunicaciones comerciales | Consentimiento, artículo 6.1.a RGPD, o relación contractual previa en los supuestos permitidos por el artículo 21.2 LSSI para productos o servicios propios similares. Se facilitará un mecanismo sencillo y gratuito de baja. |
| Garantizar la seguridad, prevenir usos indebidos y mantener la trazabilidad | Interés legítimo de Actium en proteger sus sistemas, usuarios y datos, artículo 6.1.f RGPD, y cumplimiento de obligaciones legales cuando exista una norma aplicable, artículo 6.1.c RGPD. |
| Cumplir obligaciones legales y atender o defender reclamaciones | Cumplimiento de obligaciones legales, artículo 6.1.c RGPD, e interés legítimo en formular, ejercer o defender reclamaciones, artículo 6.1.f RGPD. Cuando una reclamación requiera tratar datos de salud podrá resultar aplicable el artículo 9.2.f RGPD. |
5. Inteligencia artificial y automatización
Cuando Actium tenga habilitado un asistente conversacional de inteligencia artificial, este podrá intervenir en tareas administrativas e informativas, como responder preguntas generales, recoger la información necesaria para atender una solicitud, ayudar a gestionar una cita, resumir una conversación o derivar el contacto al personal de Actium.
La persona será informada de que está interactuando con un sistema de inteligencia artificial a más tardar en la primera interacción cuando no resulte evidente. El asistente no sustituye a un profesional sanitario, no realiza diagnósticos ni prescripciones y no está configurado para adoptar por sí solo decisiones clínicas.
La persona podrá solicitar atención humana. Cuando una consulta requiera valoración clínica, exista una situación que deba ser atendida por un profesional o el sistema no pueda responder de forma adecuada, la conversación se derivará al personal de Actium.
Actium no adopta, a través de estos flujos, decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o afecten de forma similar y significativa a la persona.
6. Destinatarios y proveedores
Para prestar los servicios descritos en esta Política, los datos podrán ser tratados o resultar accesibles, en la medida necesaria, por las siguientes categorías de destinatarios y proveedores:
- Personal y profesionales autorizados por Actium, dentro de las funciones y permisos que tengan asignados.
- Elitia, que presta a Actium servicios tecnológicos, de automatización, gestión de leads, comunicaciones y apoyo a la gestión de citas. Cuando trata datos de leads o pacientes siguiendo las instrucciones de Actium, Elitia actúa como encargado del tratamiento conforme al contrato suscrito con Actium.
- Proveedores contratados o utilizados por Actium para las funcionalidades que tenga habilitadas, como servicios de alojamiento e infraestructura, bases de datos y almacenamiento, soporte técnico y seguridad, mensajería y telecomunicaciones, correo electrónico, CRM, PMS o sistemas de agenda y gestión, inteligencia artificial, transcripción y otros servicios tecnológicos equivalentes.
- Administraciones públicas, órganos judiciales y demás autoridades cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido que exija la comunicación de los datos.
7. Transferencias internacionales
Algunos servicios tecnológicos utilizados para prestar las funcionalidades de Actium pueden implicar el tratamiento de datos desde países situados fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando exista una transferencia internacional de datos personales, se aplicarán los mecanismos y garantías previstos en el RGPD, como una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otras garantías legalmente admitidas y, cuando resulte necesario, medidas complementarias.
8. Conservación
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos y mientras exista una relación, solicitud o gestión que justifique su tratamiento. Una vez finalizada la finalidad principal, podrán mantenerse debidamente bloqueados o con acceso restringido durante los plazos en los que puedan derivarse responsabilidades legales o contractuales.
Los datos vinculados a solicitudes de información, citas y gestión administrativa de la relación se conservarán mientras sean necesarios para atender la solicitud o prestar el servicio y, posteriormente, durante los plazos de prescripción de las acciones y responsabilidades que resulten aplicables.
Los datos de salud y la documentación asistencial o historia clínica, cuando formen parte de la actividad sanitaria de Actium, se conservarán durante los plazos establecidos por la normativa sanitaria aplicable y por los criterios de conservación del propio centro. Las conversaciones, audios o transcripciones que no formen parte de la historia clínica se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad informada o para atender responsabilidades.
Los datos utilizados para seguimiento, reactivación o comunicaciones comerciales se conservarán mientras exista una finalidad y una base jurídica válidas y, en todo caso, hasta que la persona se oponga o retire su consentimiento cuando corresponda. Podrá conservarse la información mínima necesaria para acreditar y respetar una solicitud de baja u oposición.
La documentación que deba mantenerse por obligaciones legales, fiscales, contables, sanitarias o de responsabilidad profesional se conservará durante los plazos exigidos por la normativa correspondiente. Finalizados los plazos aplicables, los datos se suprimirán o anonimizarán.
9. Derechos en materia de protección de datos
La persona interesada podrá ejercer, en los términos previstos por la normativa, los siguientes derechos:
- Acceso. Obtener confirmación de si Actium trata sus datos personales y, en tal caso, acceder a ellos y a la información legalmente prevista.
- Rectificación. Solicitar la corrección de los datos inexactos o completar los datos que sean incompletos.
- Supresión. Solicitar la eliminación de los datos cuando concurra alguna de las circunstancias previstas en la normativa.
- Limitación del tratamiento. Solicitar que el tratamiento quede limitado en los supuestos previstos legalmente, por ejemplo mientras se comprueba la exactitud de los datos o se resuelve una oposición.
- Portabilidad. Recibir los datos facilitados a Actium en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica y, cuando proceda, transmitirlos a otro responsable.
- Oposición. Oponerse a los tratamientos basados en el interés legítimo por motivos relacionados con su situación particular y, en todo momento, al uso de sus datos con fines de mercadotecnia directa.
- Decisiones automatizadas. No ser objeto de una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o le afecte significativamente de modo similar, salvo en los casos permitidos por la normativa.
- Retirada del consentimiento. Retirar el consentimiento en cualquier momento cuando el tratamiento se base en él, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de su retirada.
Para ejercer estos derechos, la persona interesada puede utilizar los datos de contacto indicados en el apartado 1 de esta Política. Actium podrá solicitar la información necesaria para verificar la identidad cuando existan dudas razonables. Si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
10. Menores de edad
Con carácter general, los formularios de captación, landings, campañas y asistentes automatizados regulados en esta Política no están dirigidos a menores de edad.
Cuando Actium preste servicios a menores y resulte necesario tratar sus datos, la recogida de información se realizará de acuerdo con la normativa aplicable, con la intervención de sus representantes legales cuando resulte exigible y proporcionando una información adaptada a la edad y capacidad de comprensión del menor cuando corresponda.
11. Seguridad
Actium aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, teniendo en cuenta el estado de la técnica, la naturaleza y sensibilidad de los datos, el alcance y contexto del tratamiento y los riesgos para los derechos y libertades de las personas.
Estas medidas podrán incluir, según proceda, controles de acceso y autenticación, deberes de confidencialidad, protección de comunicaciones y dispositivos, copias de seguridad y recuperación, actualización y mantenimiento de sistemas, registro de operaciones relevantes, gestión de incidencias y revisión periódica de permisos y medidas de seguridad. Los proveedores que traten datos por cuenta de Actium deberán ofrecer las garantías exigibles y quedar sujetos a las obligaciones contractuales correspondientes.
Ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta. Por ello, las medidas de seguridad se revisarán y actualizarán cuando sea necesario para adaptarlas a los riesgos, a los cambios tecnológicos y a las funcionalidades utilizadas por Actium.
12. Cookies y tecnologías similares
Las páginas web y landings utilizadas por Actium pueden emplear cookies u otras tecnologías similares. La información sobre su finalidad, duración, proveedores y mecanismos de configuración se encuentra en la Política de cookies.